Vanaf juli 2024 wordt de uitrol van verplichte b2b-facturatie verwacht. Deze verandering heeft niet alleen gevolgen voor bedrijven in België, maar ook voor bedrijven die zaken doen met België. Hierdoor moeten ze nieuwe oplossingen en processen invoeren om in hun vakgebied aan de regelgeving te blijven voldoen. Deze trend weerspiegelt de wereldwijde ontwikkeling van e-facturatie, die de voorbije twee jaar in waarde is verdubbeld en tegen 2035 zal verviervoudigen, zo wordt verwacht.
E-facturatie voor b2g is in België verplicht sinds april 2019. Sindsdien moeten marktspelers conforme e-facturen indienen en moeten instanties die op federaal, regionaal en lokaal niveau aan aanbestedende diensten verbonden zijn, conforme e-facturen ontvangen en verwerken. Leveranciers van de Vlaamse overheid moeten sinds 1 januari 2018 e-facturen indienen. Dit is ook een vereiste van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest voor zijn overheidsopdrachten sinds november 2020. Het Waals Gewest heeft verplichte e-facturen ingevoerd voor alle b2g-transacties met een gefaseerde aanpak in de loop van 2022 tot de volledige implementatie ervan in november 2023.
In 2024 komen er in ons land nog meer grote veranderingen in verband met e-facturatie. In 2021 maakte minister van Financiën Vincent Van Peteghem zijn plannen bekend om elektronische b2b-facturatie in heel het land verplicht te maken. De initiële plannen om dit in 2023 te lanceren werden uitgesteld om een verplichte e-rapportage te integreren als onderdeel van de bredere fiscale hervorming voor België. De Belgische regering wil dit in juli 2024/juli 2025 uitrollen, maar de timing is hoogst onzeker aangezien de Europese Commissie begin?december?2022 haar eigen voorstel heeft gelanceerd met betrekking tot IC-transacties en e-rapportage, een voorstel dat de lidstaten momenteel onder de loep nemen. Op basis hiervan wordt verwacht dat België de Europese PEPPOL-norm zal gebruiken om zijn huidige post-auditmodel tegelijkertijd aan te passen naar een soort goedkeuringsmodel.
Opkomst en complexiteit van e-facturen
We zien wereldwijd een snelle evolutie op het gebied van e-facturatie. Een rapport van Imarc Group toont aan dat de e-facturatiemarkt de voorbije twee jaar wereldwijd is verdubbeld, met een CAGR van 21,5 %. Toonaangevende analisten verwachten dat de markt voor elektronische facturatie de komende vier jaar nog zal verviervoudigen. Bijna 50 % van die groei zal naar verwachting uit Europese landen komen.
Het e-facturatielandschap is sterk gegroeid als gevolg van de stijgende vraag, door COVID-19 en de daarmee gepaard gaande druk van telewerken. De belangrijkste factoren zijn echter de fiscus en de regeringen die streven naar papierloze, datagestuurde en datagerichte administraties met de ambitie om belastingontduiking terug te dringen en de btw-kloof te dichten.
De EU-lidstaten zijn in 2020 maar liefst 93 miljard euro aan btw-inkomsten misgelopen volgens het VAT Gap 2022 Report van de Europese Commissie. In België bedroeg de btw-kloof 4.784 miljoen euro, bijna 14 % van alle btw-inkomsten, wat het dubbele is van het Europese gemiddelde. Een kwart van de ontbrekende inkomsten binnen de Europese Unie kan rechtstreeks worden toegeschreven aan btw-fraude met betrekking tot handel binnen de EU.
Met de OpenPEPPOL-richtlijn heeft de Europese Unie in 2014 aangegeven een pan-Europese norm voor e-facturatie te willen uitwerken en erkennen. Maar omdat alles per land wordt beslist, hebben de afzonderlijke landen jammer genoeg hun voorkeurskanaal en -formaat gekozen, zodat ze zelf de technologieën van hun keuze konden bepalen. Dat leidde tot een versnippering van de normen en factuurformaten in de sector. Btw-regelingen in de EU kunnen dus omslachtig zijn voor bedrijven, meer bepaald voor kmo’s, die ook in het buitenland actief zijn of er activiteiten willen opstarten.
Bovendien bevestigt het lage aandeel van elektronische facturatie in België de grote impact die de nakende hervorming zal hebben, terwijl Belgische bedrijven zich nog altijd zorgen maken over de kosten van de invoering ervan en de mogelijke sancties in geval van niet-naleving.
“Aangezien gestructureerde gegevensformaten en leveringskanalen ontbreken in het huidige facturatieproces, kunnen alleen wereldwijde dienstverleners Belgische bedrijven helpen om ervoor te zorgen dat ze de regelgeving naleven. Dat kan door hen te helpen met geautomatiseerde oplossingen die facturen kunnen genereren, voorleggen en afleveren op een volledig conforme manier”, aldus Marco Eeman, General Manager van Billtrust Europe.
De regelgeving naleven is een uitdaging voor bedrijven
Wereldwijd maken meer dan 100 verschillende landen e-facturatie verplicht, met uiteenlopende lokale normen en verschillen qua toepassingsgebied (b2b, b2c, b2g), in verschillende digitale formaten en technologieën, op nationaal niveau, binnen de landen zelf en ook tussen sectoren en markten.
De regelgeving naleven is een uitdaging voor bedrijven in zo’n complexe markt, vooral wanneer ze internationaal actief zijn en te maken hebben met een groot aantal AP-kanalen. De laatste ontwikkelingen en updates van deze mandaten bijhouden kan moeilijk zijn, met zoveel talen en autoriteiten die ze wereldwijd moeten opvolgen.
“Het PEPPOL-project is ontstaan met grootse bedoelingen, maar omdat alles per land wordt beslist, blijft de sector kampen met een versnippering van de normen”, weet Marco Eeman. Ook de European E-invoicing Service Providers Association (EESPA) heeft aangegeven dat het streven naar standaardisatie (OpenPEPPOL) niet ver genoeg gaat.
Aangezien de meeste e-facturatieprogramma’s vandaag gericht zijn op e-mail en PDF’s – en dus de flexibiliteit en het aanpassingsvermogen missen die de vele veranderingen in de mandaten vereisen – is het niet verwonderlijk dat bedrijven zich zorgen maken over de naleving van hun facturatieregels. Volgens een recent onderzoek van Billtrust onder 800 Europese bedrijven blijkt dat in ons land de naleving van de regelgeving als de grootste uitdaging voor 2023 wordt aangestipt (69 %), samen met de brandstof- en energieprijzen (69 %), gevolgd door de verstoring als gevolg van de Brexit (49 %).
“In afwachting van een uiteindelijke standaardisatie hebben bedrijven nood aan een oplossing om de grote en verplichte veranderingen het hoofd te bieden. End-to-end cash service providers – zoals deze die wij aanbieden – concurreren op alle verschillende niveaus van het financiële proces van een bedrijf – of het nu gaat om risico, facturatie, invordering, controle of rapportage – en kunnen daarbij dus een handje helpen”, aldus Marco Eeman.
Bron: Billtrust.com
