Kreeg u wel eens een factuur die niet helemaal correct of terecht was? Indien u niet correct bent beleverd en een factuur krijgt waarmee u niet akkoord gaat, dan moet u die factuur zo snel mogelijk schriftelijk protesteren. Volg deze 6 stappen om helemaal in orde te zijn.
Tip 1. Verifieer uw facturen
Het is belangrijk om in eerste instantie de binnenkomende facturen te verifiëren. Betaal niet voor u dat gedaan hebt. Was de levering in orde? Beantwoordde ze aan wat was afgesproken? Klopt ook het gevraagde bedrag? Indien u niets besteld hebt, is het eenvoudig. Dan mag u deze factuur gewoon negeren.
Tip 2. Informeer telefonisch
Om te vermijden dat u nodeloos een hele procedure in gang zet, kunt u even telefoneren. U laat weten dat u het niet eens bent met de factuur die u hebt ontvangen en een eventueel misverstand kan zo snel opgelost zijn. Het enige probleem: een telefoontje is geen bewijs voor een rechtbank.Blijft alleszins hoffelijk. Het heeft geen zin te schelden tijdens het gesprek. Wellicht is bij de leverancier gewoon een onbedoelde menselijke vergissing gebeurd. Deze kan vaak snel en zonder problemen worden rechtgezet. Als u terecht en correct protesteert, zal die de situatie ongetwijfeld snel rechtzetten.
Tip 3. Schrijf een aangetekende brief
Meer bewijskracht hebt u met een aangetekende brief. Deze geldt als bewijs dat u de factuur hebt geprotesteerd. Hebt u geen dergelijk bewijs, dan zal een rechtbank er altijd vanuit gaan dat u de factuur hebt aanvaard. Met andere woorden: een aangetekend schrijven is een must. Net zoals u het bewijs van de aangetekende zending zorgvuldig moet bijhouden.Let op! Een aangetekend schrijven is meer dan de factuur terugsturen met een kruis erdoor en de vermelding ‘geprotesteerd’.
Tip 4. Stel niet uit tot morgen
Er is geen wettelijke termijn vastgelegd voor het versturen van een aangetekende brief om een factuur te protesteren. Al spreek de wetgever over een redelijke termijn. Als u twee kantoorstoelen hebt besteld en u krijgt een factuur waarop er drie worden aangerekend, dan kan het snel gaan. Maar bij complexe facturen of als de verkoper u de factuur pas enkele maanden na de levering bezorgde, dan duurt de ‘redelijke termijn’ uiteraard wat langer.Hoe dan ook, van zodra u niet akkoord gaat, gaat u al aan uw pc zitten om de aangetekende brief op te stellen.
