Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie via PEPPOL de norm voor alle transacties tussen Belgische ondernemingen. Bedrijven die tegen die datum niet compliant zijn, riskeren stevige boetes: €1.500 bij een eerste overtreding en tot €5.000 bij herhaaldelijke inbreuken.
Toch is de voorbereiding bij veel ondernemingen nog niet ver gevorderd. Vandelanotte-expert Bert Dehu waarschuwt: “Wachten tot december is écht geen optie meer, dan ben je rijkelijk te laat. Het is belangrijk om nu al de nodige stappen te zetten. Wie er tijdig mee aan de slag gaat, profiteert bovendien van snellere factuurverwerking, lagere administratiekosten en minder fouten.”
Voor wie geldt PEPPOL?
De verplichting treft vanaf 2026 alle Belgische btw-plichtige ondernemingen die factureren aan andere btw-plichtige ondernemingen. Uitzonderingen gelden voor ondernemingen zonder btw-plicht (zoals artsen, ziekenhuizen en scholen), forfaitaire btw-plichtigen en bedrijven in faillissement of vereffening. Facturatie aan particulieren (B2C) valt buiten de verplichting, maar alle ondernemingen moeten wel elektronische facturen via PEPPOL kunnen ontvangen.
Vier stappen om nu al compliant te worden
Bert: “Ondernemingen die niet tijdig compliant zijn, riskeren niet alleen boetes, maar ook vertragingen in hun facturatie en betalingen. Bovendien verliezen ze efficiëntiewinsten die PEPPOL oplevert: snellere verwerking, minder fouten en lagere administratiekosten. Bedrijven kunnen nu al verschillende stappen zetten om tijdig klaar te zijn. Maar dan moeten ze nu écht wel in actie schieten.”
Hij benadrukt dat er vandaag al concrete stappen mogelijk zijn:
- Analyseer de huidige facturatieprocessen en breng in kaart waar nog papieren of pdf-facturen circuleren.
- Overleg met je softwareleverancier of accountant om te controleren of jouw pakket PEPPOL ondersteunt.
- Start met testen door nu al e-facturen via PEPPOL te versturen naar klanten die het systeem gebruiken.
- Investeer in interne opleiding, zodat medewerkers vertrouwd raken met de nieuwe manier van werken.
Kosten en baten
De overstap naar PEPPOL gaat doorgaans gepaard met eenmalige implementatiekosten en beperkte transactiekosten per factuur. Volgens Vandelanotte worden die kosten ruimschoots gecompenseerd: snellere verwerking, minder fouten en lagere administratiekosten zorgen voor een duidelijke return. Bedrijven die er snel bij zijn, kunnen bovendien aanspraak maken op fiscale voordelen en subsidies, waardoor de investering verder afneemt.
“Wij raden bedrijven sterk aan om dit dossier niet uit te stellen tot eind 2025. De implementatie vraagt voorbereiding en de voordelen zijn aanzienlijk. Wie er nu mee begint, zet zijn onderneming sterker in de markt”, besluit Bert.
Bron: FDMagazine
