Op 1 januari 2026 werd de Peppol-standaard verplicht voor alle btw-plichtige Belgische bedrijven die facturen uitschrijven aan andere bedrijven. Hoewel iedereen al lang op de hoogte was van deze wettelijke verplichting, had de implementatie heel wat voeten in de aarde.
Bedrijven uitten frustraties over het extra administratieve “gedoe” en “laattijdige betalingen” omdat hun eigen klanten vaak ook nog niet helemaal in orde waren met Peppol. Toch was en is Peppol ook een kans om je hele facturatie- en inningssysteem eens onder een vergrootglas te houden – en Twikey helpt.
Laattijdige betalingen elimineren met autopay
Als je klant een e-mandaat of elektronische domiciliëring heeft ondertekend via Twikey, dan gaan betalingen vanzelf sneller. Als je Peppol-instellingen juist staan, dan riskeer je ook geen manuele fouten meer en worden facturen onmiddellijk afgeleverd.
Twikey’s software doet dan de rest: inning via autopay of slim opnieuw proberen indien de betaling mislukt (bijvoorbeeld door alternatieve betaalmethodes aan te bieden), en afpunting nadien. Zo elimineer je het meeste handmatige werk en krijg je een automatische facturatie-tot-afpunting-workflow.
Maar… let op de details
Je zou denken dat een bedrijf als Twikey onmiddellijk vlekkeloze Peppol-flows had van zodra we het zelf implementeerden. Niet zo. In oktober 2025 stuurden we onze eerste batch invoices via Peppol, en… we hadden toch direct 8,9% aan laattijdige betalingen. Hoe kwam dat, en hoe kan je dezelfde problemen voorkomen?
Informeren en communiceren
Ten eerste hadden we onze klanten niet geïnformeerd dat ze hun facturen via Peppol zouden krijgen (toen was het ook nog niet verplicht). Een klant kan niet betalen waarvan die niet op de hoogte is. Vanaf november 2025 stuurden we een extra notificatie en herstelde het probleem zich. De vertraging zakte direct naar 4,5% Let wel op: als je dit ook doet, stuur dan geen dubbel van de factuur, sommige organisaties en systemen zullen dit als twee aparte facturen interpreteren. .
KBO- én btw-nummers
Iets wat we zelf hebben gezien uit de praktijk bij klanten is het struikelblok van KBO- en Bbtw-nummers. Peppol vereist dat je beide nummers correct invoert, hoewel ze in de dagelijkse praktijk onderling uitwisselbaar gebruikt worden. Maar voor Peppol-facturen moet je dus op id 0208 je KBO-nummer gebruiken (zonder de BE-prefix) en op id 9925 moet je BTW-nummer staan (met de BE-prefix, zonder puntjes).
Autopay blijft koning
Voor het grootste deel van onze invoices gebruiken we uiteraard onze eigen e-mandaten. De vertraging in oktober zat dan vooral ook bij klanten die geen gebruik maken van SEPA Direct Debits om te betalen. Dus ook voor onszelf blijft de les: autopay is koning, en als je voorts een degelijk systeem hebt in je communicatie, dan kan Peppol mee helpen zorgen voor tijdige betalingen.
Bron: Twikey
Op donderdag 12 maart is Twikey aanwezig op de 10de editie van Credit Expo België in Affligem. Ben je nieuwsgierig naar de oplossingen van Twikey? Kom dan langs voor een kop koffie en vernieuwende inzichten op standnummer 19.
