Artikel 1 Organisatie en toepasselijkheid
Credit Expo België 2027, hierna het “Evenement”, wordt georganiseerd door:
Next Level Academy BV
Kingsfordweg 151 – 1043 GR Amsterdam – Nederland
KvK-nummer: 93378785
Btw-nummer: NL866373196B01
E-mail: info@creditexpo.be
Hierna de “Organisatie”.
Deze deelnemingsvoorwaarden zijn van toepassing op iedere aanvraag, inschrijving en overeenkomst met betrekking tot de deelname als exposant aan het Evenement.
De onderneming of organisatie die zich inschrijft of door de Organisatie als deelnemer wordt bevestigd, wordt hierna de “Exposant” genoemd.
De toepasselijkheid van algemene voorwaarden, inkoopvoorwaarden of andere voorwaarden van de Exposant wordt uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij de Organisatie deze vooraf schriftelijk heeft aanvaard.
Afwijkingen van deze deelnemingsvoorwaarden zijn alleen geldig wanneer deze vooraf schriftelijk door de Organisatie zijn bevestigd.
Indien naast deze deelnemingsvoorwaarden een inschrijfformulier, deelnamevoorstel, offerte, pakketbeschrijving of aanvullende afspraak van toepassing is, geldt bij tegenstrijdigheid de volgende rangorde:
- de schriftelijk bevestigde individuele afspraken;
b. het door de Organisatie bevestigde deelnamepakket of de offerte;
c. deze deelnemingsvoorwaarden;
d. overige praktische richtlijnen van de Organisatie.
Artikel 2 Plaats, datum en openingstijden
Het Evenement vindt plaats op donderdag 18 maart 2027 in congrescentrum De Montil in Affligem, België.
Het Evenement is voor bezoekers geopend van 09.00 uur tot en met 18.00 uur.
Exposanten hebben vanaf 08.00 uur toegang tot de locatie om de stand verder in te richten, tenzij de Organisatie schriftelijk andere tijden meedeelt.
De Exposant zorgt ervoor dat zijn stand uiterlijk om 09.00 uur volledig ingericht en operationeel is.
De stand moet gedurende de volledige openingstijd van het Evenement ingericht en voldoende bemand blijven. Voortijdige afbouw of verwijdering van materialen is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisatie.
De Exposant moet alle eigen materialen na afloop verwijderen binnen de door de Organisatie meegedeelde afbouwtermijn.
Artikel 3 Inschrijving en totstandkoming van de overeenkomst
Een inschrijving vormt een bindend aanbod van de Exposant om aan het Evenement deel te nemen.
De overeenkomst komt tot stand zodra de Organisatie de deelname per e-mail heeft bevestigd.
De persoon die de inschrijving indient, verklaart bevoegd te zijn om de Exposant rechtsgeldig te vertegenwoordigen en aan de overeenkomst te binden.
Door de inschrijving bevestigt de Exposant dat hij deze deelnemingsvoorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst heeft ontvangen, gelezen en aanvaard.
De Organisatie kan voorwaarden verbinden aan de toelating van een Exposant, diens aanbod of de wijze waarop producten en diensten worden gepresenteerd.
De Exposant verstrekt alle gegevens die noodzakelijk zijn voor de inschrijving, facturatie, communicatie en uitvoering van de deelname volledig en correct. Wijzigingen worden onmiddellijk aan de Organisatie gemeld.
Artikel 4 Toelating en profiel van exposanten
Het Evenement richt zich op ondernemingen en organisaties die actief zijn in creditmanagement, order-to-cash of aanpalende financiële en zakelijke dienstverlening.
De Organisatie beoordeelt of de onderneming, haar activiteiten en haar aanbod aansluiten bij het profiel, de kwaliteit en de positionering van het Evenement.
De Organisatie kan een aanvraag weigeren indien de onderneming, haar aanbod of de voorgenomen presentatie naar het redelijke oordeel van de Organisatie onvoldoende aansluit bij:
- het onderwerp of de doelgroep van het Evenement;
b. de gewenste kwaliteit of commerciële positionering;
c. de veiligheid of goede orde van het Evenement;
d. de belangen van bezoekers, andere exposanten of de Organisatie.
Een eerdere deelname aan Credit Expo geeft geen automatisch recht op toelating tot een volgende editie.
Een Exposant mag zijn deelname, stand of een gedeelte daarvan niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming overdragen, doorverkopen, onderverhuren of ter beschikking stellen aan een andere onderneming.
Het gezamenlijk gebruiken van een stand door meerdere ondernemingen of het zichtbaar promoten van niet-ingeschreven ondernemingen of merken is alleen toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisatie.
Artikel 5 Gepresenteerde producten en diensten
Op het Evenement mogen uitsluitend producten en diensten worden gepresenteerd die verband houden met creditmanagement, order-to-cash of daarmee samenhangende financiële en zakelijke dienstverlening.
De presentatie moet overeenstemmen met de informatie die bij de inschrijving aan de Organisatie is verstrekt.
De Exposant staat ervoor in dat alle gepresenteerde informatie correct, rechtmatig en niet-misleidend is.
De Exposant mag geen producten, diensten, teksten, afbeeldingen, demonstraties of andere materialen presenteren die:
- onrechtmatig, discriminerend, beledigend of misleidend zijn;
b. inbreuk maken op rechten van derden;
c. de reputatie van het Evenement of de Organisatie kunnen schaden;
d. hinder, gevaar of overlast kunnen veroorzaken.
De Organisatie kan de Exposant opdragen bepaalde materialen, producten, uitingen of activiteiten onmiddellijk aan te passen, te verwijderen of stop te zetten.
Artikel 6 Deelnamepakket en standoplevering
De Organisatie levert de stand en overeengekomen faciliteiten op overeenkomstig het schriftelijk bevestigde deelnamepakket.
Alleen de onderdelen die uitdrukkelijk in het deelnamepakket of de bevestiging zijn opgenomen, maken deel uit van de overeenkomst.
Afbeeldingen, plattegronden, impressies en voorbeelden van stands zijn indicatief. Daaraan kunnen geen exacte afmetingen, uitvoeringsdetails of andere rechten worden ontleend, tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd.
De Exposant controleert bij aankomst de stand en meldt zichtbare gebreken onmiddellijk aan de Organisatie. Indien de Exposant de stand zonder voorbehoud in gebruik neemt, geldt deze als in goede staat ontvangen.
De Exposant mag de stand verder aankleden met eigen losse marketingmaterialen, zoals een roll-up banner, beachflag, brochurehouder of scherm, voor zover deze:
- binnen de toegewezen standoppervlakte blijven;
b. geen doorgangen of naburige stands hinderen;
c. geen gevaar of overlast veroorzaken;
d. voldoen aan de voorschriften van de locatie en de Organisatie.
Eigen standconstructies, grote vouwstands, achterwanden of andere omvangrijke constructies zijn niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisatie.
Het is niet toegestaan om zonder toestemming materialen te bevestigen aan vloeren, muren, plafonds, standpanelen, meubilair of andere onderdelen van de locatie.
Artikel 7 Standplaats en plattegrond
De Organisatie bepaalt de definitieve plaats en indeling van de stands.
Wensen van de Exposant ten aanzien van een bepaalde standplaats worden zoveel mogelijk in aanmerking genomen, maar vormen geen garantie of contractuele voorwaarde.
De Organisatie mag de plattegrond, standnummering, standlocatie, looproutes en indeling wijzigen indien dit naar haar redelijke oordeel nodig is om organisatorische, commerciële, operationele of veiligheidsredenen.
Indien de Exposant een stand van vergelijkbare aard en omvang behoudt, geeft een wijziging van de standplaats geen recht op annulering, prijsvermindering of schadevergoeding.
Artikel 8 Inrichting en gebruik van de stand
Alle materialen van de Exposant moeten binnen de toegewezen standoppervlakte blijven.
Gangen, deuren, nooduitgangen, brandblusmiddelen, technische voorzieningen en doorgangen moeten te allen tijde volledig toegankelijk blijven.
De inrichting mag het zicht op naburige stands niet op onredelijke wijze beperken.
De Exposant gebruikt alleen de elektrische aansluitingen en technische voorzieningen die door of namens de Organisatie beschikbaar zijn gesteld of uitdrukkelijk zijn goedgekeurd.
Apparatuur en materialen moeten voldoen aan de geldende veiligheidsvoorschriften.
De Exposant is verantwoordelijk voor het schoon en ordelijk houden van zijn stand.
Achtergelaten materialen, verpakkingen of afval kunnen door de Organisatie op kosten van de Exposant worden verwijderd.
Artikel 9 Speciale activiteiten en demonstraties
Optredens, wedstrijden, loterijen, kansspelen, demonstraties, versterkt geluid, bewegend beeld, lichtshows, cateringactiviteiten en andere bijzondere activiteiten zijn alleen toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisatie.
De Organisatie kan aan deze toestemming voorwaarden verbinden over onder meer locatie, duur, geluidsniveau, veiligheid, publieksbegeleiding en tijdstip.
De activiteit mag:
- bezoekers of andere exposanten niet hinderen;
b. geen gevaarlijke situatie veroorzaken;
c. geen toegang, doorgang of zichtbaarheid belemmeren;
d. niet in strijd zijn met wetgeving of locatievoorschriften.
De Exposant is zelf verantwoordelijk voor eventueel benodigde vergunningen, licenties, auteursrechten, muziekrechten en andere toestemmingen.
De Organisatie mag een activiteit onmiddellijk laten aanpassen of stopzetten wanneer deze overlast, gevaar of strijdigheid met de voorwaarden veroorzaakt.
Artikel 10 Huisregels veiligheid en instructies
De Exposant, zijn medewerkers, hulppersonen, leveranciers en gasten leven alle geldende wet- en regelgeving, huisregels, veiligheidsvoorschriften en noodprocedures van congrescentrum De Montil en de Organisatie na.
Instructies van de Organisatie, het locatiepersoneel, beveiligingsmedewerkers, hulpdiensten en bevoegde overheidsinstanties moeten onmiddellijk worden opgevolgd.
Brandbare, explosieve, giftige, gevaarlijke of anderszins risicovolle stoffen en materialen zijn niet toegestaan.
De Exposant brengt de Organisatie onmiddellijk op de hoogte van onveilige situaties, ongevallen, beschadigingen of incidenten.
De Organisatie kan personen of materialen die de veiligheid, orde of goede uitvoering van het Evenement in gevaar brengen, weigeren of verwijderen.
Artikel 11 Standpersoneel en gedrag
De Exposant is verantwoordelijk voor het tijdig registreren van zijn standmedewerkers.
Toegangsbadges zijn persoonlijk en mogen niet aan andere personen worden overgedragen.
Standmedewerkers gedragen zich professioneel en respectvol tegenover bezoekers, andere exposanten, leveranciers en medewerkers van de Organisatie.
Intimidatie, discriminatie, agressief gedrag, misleiding, ongewenste benadering of andere gedragingen die de goede orde verstoren, zijn niet toegestaan.
Het uitdelen van promotiematerialen en het benaderen van bezoekers is uitsluitend toegestaan vanuit de eigen stand.
De Exposant is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van zijn medewerkers, vertegenwoordigers, leveranciers en andere door hem ingeschakelde personen.
Artikel 12 Bezoekersbeleid en registratielinks
Credit Expo is uitsluitend gratis toegankelijk voor professionals die als beleidsbepaler, inkoper of eindgebruiker betrokken zijn bij creditmanagement, order-to-cash of de inzet van daarmee samenhangende oplossingen voor de eigen organisatie.
Personen die werkzaam zijn voor of namens een leverancier, intermediair of adviesbureau dat zich commercieel richt op creditmanagers, behoren in beginsel niet tot de doelgroep voor gratis bezoek, tenzij de Organisatie anders beslist.
Iedere Exposant kan een unieke registratielink ontvangen om te verspreiden onder prospects en relaties die tot de bezoekersdoelgroep behoren.
De Exposant gebruikt deze registratielink zorgvuldig en verspreidt deze niet via kortingswebsites, niet-gerichte openbare databestanden, algemene wedstrijdacties of kanalen die zich hoofdzakelijk richten op personen buiten de bezoekersdoelgroep.
De Organisatie mag iedere registratie controleren en weigeren of annuleren wanneer de geregistreerde persoon niet tot de doelgroep behoort, onjuiste gegevens verstrekt of het toegangsbeleid niet naleeft.
Ook registraties die via een Exposant zijn binnengekomen, kunnen worden geweigerd. De Exposant heeft in dat geval geen recht op vergoeding of compensatie.
Bij structureel of kennelijk misbruik mag de Organisatie de registratielink blokkeren of intrekken.
Artikel 13 Seminars en sprekers
Dit artikel is van toepassing indien het deelnamepakket van de Exposant een seminar, presentatie of andere inhoudelijke bijdrage omvat.
De Exposant levert titels, beschrijvingen, sprekersgegevens, portretfoto’s, presentaties en andere gevraagde materialen aan binnen de door de Organisatie meegedeelde termijnen.
De inhoud van het seminar moet aansluiten bij het vakgebied, de bezoekersdoelgroep en de inhoudelijke positionering van het Evenement.
De Organisatie mag aangeleverde titels en beschrijvingen redactioneel aanpassen, zonder de inhoudelijke betekenis wezenlijk te wijzigen.
De Exposant en de spreker zijn verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van de presentatie en voor alle gebruikte teksten, afbeeldingen, video’s, muziek, software en andere materialen.
De Exposant garandeert dat hij over alle benodigde rechten en toestemmingen beschikt.
Indien een aangekondigde spreker verhinderd is, zorgt de Exposant in overleg met de Organisatie voor een geschikte vervanger.
De Organisatie mag de zaal, het tijdstip en de duur van het seminar wijzigen indien dit om organisatorische of inhoudelijke redenen nodig is.
De Organisatie garandeert geen minimumaantal bezoekers voor een seminar.
Het opnemen of live uitzenden van een seminar door de Exposant is alleen toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisatie.
Artikel 14 Prijzen, facturatie en betaling
Alle prijzen zijn exclusief btw en andere toepasselijke belastingen, tenzij schriftelijk anders is vermeld.
De betaling gebeurt in één keer na ontvangst van de factuur.
De betalingstermijn bedraagt dertig dagen vanaf de factuurdatum, met dien verstande dat het volledige factuurbedrag uiterlijk twee kalenderdagen vóór aanvang van het Evenement op de rekening van de Organisatie moet zijn ontvangen.
Bij inschrijving binnen dertig dagen vóór het Evenement is het volledige bedrag onmiddellijk verschuldigd.
De Exposant meldt bezwaren tegen een factuur schriftelijk en gemotiveerd binnen veertien kalenderdagen na de factuurdatum. Het indienen van een bezwaar schort de betalingsverplichting van het niet-betwiste gedeelte niet op.
Bij niet-tijdige betaling is de Exposant zonder nadere ingebrekestelling in verzuim en is hij de toepasselijke wettelijke handelsrente en redelijke buitengerechtelijke invorderingskosten verschuldigd.
Indien de Exposant niet tijdig betaalt, mag de Organisatie:
- de toegang tot het Evenement weigeren;
b. de stand en overeengekomen faciliteiten niet ter beschikking stellen;
c. de uitvoering van haar verplichtingen opschorten;
d. de deelname beëindigen, zonder dat de betalingsverplichting van de Exposant vervalt.
De Exposant mag verschuldigde bedragen niet verrekenen of zijn betalingsverplichting opschorten, tenzij de tegenvordering schriftelijk door de Organisatie is erkend of onherroepelijk door een rechter is vastgesteld.
Artikel 15 Annulering door de exposant
Annulering van een bevestigde deelname moet schriftelijk of per e-mail aan de Organisatie worden meegedeeld.
Bij annulering is de Exposant de volgende vergoeding verschuldigd:
- bij annulering meer dan zes maanden vóór de datum van het Evenement: 25% van de overeengekomen deelnameprijs;
b. bij annulering vanaf zes maanden tot en met drie maanden vóór de datum van het Evenement: 50% van de overeengekomen deelnameprijs;
c. bij annulering minder dan drie maanden vóór de datum van het Evenement: 100% van de overeengekomen deelnameprijs.
Voor de berekening geldt de datum waarop de Organisatie de schriftelijke annulering ontvangt.
De vergoeding wordt berekend over de volledige overeengekomen deelnameprijs, inclusief schriftelijk bestelde aanvullende diensten, voor zover deze niet meer kosteloos door de Organisatie kunnen worden geannuleerd.
Indien reeds meer is betaald dan de verschuldigde annuleringsvergoeding, wordt het verschil terugbetaald. Indien minder is betaald, blijft het resterende bedrag verschuldigd.
Het niet verschijnen, het niet gebruiken van de stand, het niet tijdig aanleveren van materialen of het voortijdig verlaten van het Evenement geldt niet als geldige annulering en geeft geen recht op terugbetaling.
Vervanging door een andere onderneming of overdracht van de deelname is uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisatie.
Een door de Exposant voorgestelde vervangende onderneming moet voldoen aan het exposantenprofiel. De Organisatie mag redelijke administratie- en productiekosten aanrekenen.
Artikel 16 Wijziging en verplaatsing van het evenement
De Organisatie mag beperkte wijzigingen aanbrengen in het programma, de openingstijden, zaalindeling, faciliteiten, plattegrond, seminars, sprekers en overige onderdelen van het Evenement wanneer dit redelijkerwijs nodig is.
Dergelijke wijzigingen geven geen recht op annulering, prijsvermindering of schadevergoeding, voor zover het wezenlijke karakter van de deelname behouden blijft.
Indien het Evenement door bijzondere omstandigheden niet op de aangekondigde datum of locatie kan plaatsvinden, mag de Organisatie het Evenement verplaatsen naar een andere datum of een vergelijkbare locatie.
Wanneer het Evenement wordt verplaatst naar een datum die niet later ligt dan twaalf maanden na de oorspronkelijk aangekondigde datum:
- wordt de deelname automatisch overgedragen naar de nieuwe datum;
b. blijven de overeenkomst en alle betalingsverplichtingen van kracht;
c. geldt de nieuwe datum voor de berekening van eventuele latere annuleringen door de Exposant.
Een wijziging of verplaatsing geeft geen recht op vergoeding van reis-, verblijf-, personeels-, productie-, marketing- of andere door de Exposant gemaakte kosten.
Artikel 17 Overmacht en definitieve annulering
Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid die buiten de redelijke controle van de Organisatie ligt en waardoor het organiseren, voortzetten of veilig uitvoeren van het Evenement onmogelijk, onveilig of onredelijk bezwarend wordt.
Onder overmacht vallen onder meer:
- brand, overstroming, storm of andere natuurramp;
b. epidemie, pandemie of ernstige gezondheidsdreiging;
c. oorlog, terrorisme, sabotage, oproer of ernstige dreiging daarvan;
d. staking, blokkade of ernstige verstoring van vervoer;
e. uitval van energie, communicatienetwerken of essentiële infrastructuur;
f. overheidsmaatregelen, noodbevelen of beperkingen;
g. het onverwacht niet beschikbaar zijn van de locatie buiten de controle van de Organisatie;
h. andere vergelijkbare omstandigheden die de Organisatie redelijkerwijs niet kon voorkomen.
Bij overmacht mag de Organisatie haar verplichtingen opschorten, het Evenement inkorten, aanpassen, verplaatsen of annuleren.
Indien het Evenement wordt geannuleerd maar binnen twaalf maanden na de oorspronkelijke datum opnieuw wordt georganiseerd, wordt de deelname automatisch overgedragen naar de nieuwe datum.
Indien het Evenement definitief wordt geannuleerd en niet binnen twaalf maanden na de oorspronkelijke datum wordt verplaatst, wordt het reeds betaalde bedrag omgezet in een tegoed voor deelname aan de eerstvolgende editie van Credit Expo België.
Het tegoed:
- is gelijk aan het door de Exposant betaalde deelnamebedrag;
b. wordt verrekend met de prijs van een vergelijkbaar deelnamepakket voor de eerstvolgende editie;
c. geeft geen recht op uitbetaling in geld;
d. mag alleen na voorafgaande schriftelijke toestemming van de Organisatie aan een andere onderneming worden overgedragen.
Indien het gekozen pakket voor de volgende editie duurder is, betaalt de Exposant het verschil. Indien een goedkoper pakket wordt gekozen, wordt het resterende tegoed niet in geld uitbetaald.
De Organisatie is niet aansprakelijk voor bijkomende kosten of schade die voortvloeit uit overmacht, wijziging, verplaatsing of annulering, waaronder reis-, verblijf-, personeels-, marketing-, productie- en leverancierskosten.
Artikel 18 Geen garantie op bezoekers of resultaten
De Organisatie spant zich naar redelijkheid in om het Evenement professioneel te organiseren en onder de relevante doelgroep te promoten.
Mededelingen over verwachte bezoekersaantallen, profielen, exposanten, seminars, leads, bereik of eerdere resultaten zijn indicatief.
De Organisatie garandeert niet:
- een minimumaantal bezoekers;
b. de aanwezigheid van bepaalde personen, ondernemingen of functies;
c. een minimumaantal leads, afspraken of badge scans;
d. omzet, opdrachten, naamsbekendheid of andere commerciële resultaten.
Het niet behalen van verwachtingen of commerciële doelstellingen geeft de Exposant geen recht op prijsvermindering, ontbinding of schadevergoeding.
Artikel 19 Aansprakelijkheid van de exposant
De Exposant is verantwoordelijk en aansprakelijk voor alle schade die door hem of door zijn medewerkers, vertegenwoordigers, leveranciers, hulppersonen, gasten, materialen of activiteiten wordt veroorzaakt.
Hieronder valt onder meer schade aan:
- de locatie en haar infrastructuur;
b. standmaterialen en meubilair;
c. eigendommen van de Organisatie;
d. eigendommen van andere exposanten, bezoekers of derden;
e. personen.
Kosten voor herstel, reiniging, vervanging of verwijdering kunnen aan de Exposant worden doorberekend.
De Exposant vrijwaart de Organisatie tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit:
- het handelen of nalaten van de Exposant;
b. zijn producten, diensten, presentaties of marketinguitingen;
c. schending van wetgeving of rechten van derden;
d. onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens;
e. onveilige of ongeoorloofde activiteiten.
De Exposant beschikt gedurende de deelname over een passende verzekering voor bedrijfs- en burgerlijke aansprakelijkheid.
De Organisatie kan de Exposant verzoeken een geldig verzekeringsbewijs voor te leggen.
Artikel 20 Aansprakelijkheid van de organisatie
De Organisatie is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal, beschadiging of vermissing van goederen, materialen, apparatuur of persoonlijke bezittingen van de Exposant.
De Exposant is zelf verantwoordelijk voor bewaking, beveiliging, vervoer, opslag en verzekering van zijn eigendommen.
De Organisatie is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, verlies van gegevens, gemiste zakelijke kansen of schade wegens bedrijfsstilstand.
Indien de Organisatie ondanks deze beperkingen aansprakelijk is, is haar totale aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het bedrag van de deelnameprijs dat de Exposant voor het betreffende Evenement daadwerkelijk aan de Organisatie heeft betaald, exclusief btw.
Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt voor de toepassing van het aansprakelijkheidsplafond als één gebeurtenis.
De Exposant meldt schade zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen veertien kalenderdagen nadat hij de schade heeft ontdekt of redelijkerwijs had behoren te ontdekken, schriftelijk en gemotiveerd aan de Organisatie.
Artikel 21 Intellectuele eigendom
Alle intellectuele-eigendomsrechten op de naam, huisstijl, website, teksten, ontwerpen, programma’s, plattegronden, databanken en overige materialen van Credit Expo blijven berusten bij de Organisatie of haar licentiegevers.
De Exposant mag de naam en het logo van Credit Expo alleen gebruiken om zijn deelname aan de betreffende editie bekend te maken en volgens eventuele huisstijlrichtlijnen van de Organisatie.
De Exposant verleent de Organisatie voor de uitvoering en promotie van het Evenement een kosteloze, niet-exclusieve licentie om de volgende aangeleverde materialen te gebruiken:
- handelsnaam en logo;
b. bedrijfsomschrijving;
c. product- en dienstinformatie;
d. seminarbeschrijvingen;
e. namen, functies en aangeleverde foto’s van sprekers;
f. overige promotionele materialen.
Deze licentie omvat gebruik via de website, e-mail, sociale media, programmabrochures, perscommunicatie, advertenties, foto- en videoverslagen en promotie van de betreffende en toekomstige edities van Credit Expo.
De Exposant garandeert dat hij over alle benodigde rechten en toestemmingen beschikt.
De Organisatie mag aangeleverde teksten redactioneel inkorten of aanpassen, zolang de inhoudelijke strekking niet wezenlijk wordt gewijzigd.
Artikel 22 Foto, video en beeldopnamen
Tijdens het Evenement kunnen door of namens de Organisatie foto’s, video’s, geluidsopnamen en andere sfeerbeelden worden gemaakt.
Deze opnamen kunnen worden gebruikt voor redactionele, promotionele, commerciële en archiefdoeleinden met betrekking tot Credit Expo, waaronder publicatie op websites, sociale media, in nieuwsbrieven, advertenties, brochures, persberichten en aftermovies.
De Exposant informeert zijn standmedewerkers, sprekers, leveranciers en andere door hem geregistreerde personen vooraf over de mogelijkheid dat tijdens het Evenement beeld- en geluidsopnamen worden gemaakt en verwijst hen naar de privacyverklaring van de Organisatie.
Personen die bezwaar hebben tegen herkenbare close-upbeelden kunnen dit vooraf of tijdens het Evenement bij de Organisatie melden. De Organisatie houdt hiermee, voor zover redelijkerwijs mogelijk, rekening.
Voor gerichte interviews, testimonials of individuele portretopnamen kan de Organisatie afzonderlijke toestemming vragen.
De Exposant mag tijdens het Evenement eigen foto- en video-opnamen maken, voor zover:
- bezoekers en andere exposanten niet worden gehinderd;
b. de privacy en portretrechten van anderen worden gerespecteerd;
c. geen presentaties, vertrouwelijke informatie of andere stands zonder toestemming herkenbaar als hoofdonderwerp worden opgenomen;
d. de opnamen niet de indruk wekken dat de Organisatie de inhoud of diensten van de Exposant aanbeveelt.
Artikel 23 Persoonsgegevens en badge scanning
De Organisatie verwerkt persoonsgegevens overeenkomstig haar privacyverklaring en de toepasselijke privacywetgeving.
Indien de Exposant via badge scanning, formulieren, afspraken of andere middelen persoonsgegevens van bezoekers ontvangt, is de Exposant vanaf de ontvangst van deze gegevens zelf verantwoordelijk voor de verdere verwerking daarvan.
De Exposant:
- verwerkt persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant;
b. verstrekt de betrokken personen de wettelijk vereiste informatie;
c. gebruikt de gegevens alleen voor duidelijk omschreven en rechtmatige doeleinden;
d. neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen;
e. respecteert verzoeken om inzage, correctie, verwijdering en bezwaar;
f. bewaart de gegevens niet langer dan noodzakelijk;
g. verkoopt of deelt de gegevens niet onrechtmatig met derden.
Het scannen van een badge geeft de Exposant niet automatisch toestemming om de betrokkene voor ieder denkbaar marketingdoel te benaderen. De Exposant beoordeelt zelf welke rechtsgrond voor iedere verdere verwerking vereist is.
De Exposant mag bezoekers niet onder druk zetten om hun badge te laten scannen.
De Exposant mag bezoekersgegevens niet verzamelen door ongeoorloofde scraping, fotografie van badges, het kopiëren van deelnemerslijsten of andere niet-goedgekeurde methoden.
Bij misbruik kan de Organisatie de toegang tot badge scanning of andere leadfaciliteiten onmiddellijk intrekken.
De Organisatie is niet aansprakelijk voor de wijze waarop de Exposant ontvangen persoonsgegevens verder verwerkt.
De Exposant vrijwaart de Organisatie tegen aanspraken, boetes en kosten die voortvloeien uit een onrechtmatige verwerking door de Exposant.
Artikel 24 Vertrouwelijkheid
Partijen behandelen vertrouwelijke informatie die zij in verband met de overeenkomst ontvangen als vertrouwelijk.
Informatie geldt als vertrouwelijk wanneer dit uitdrukkelijk is aangegeven of uit de aard ervan redelijkerwijs blijkt.
De vertrouwelijkheidsverplichting geldt niet voor informatie die:
- openbaar beschikbaar is zonder schending van de overeenkomst;
b. rechtmatig van een derde werd verkregen;
c. onafhankelijk werd ontwikkeld;
d. op grond van een wettelijke verplichting of rechterlijk bevel moet worden verstrekt.
Deelnemerslijsten, niet-openbare bezoekersgegevens, toegangsgegevens en interne operationele informatie van de Organisatie mogen niet worden gekopieerd, verkocht, gepubliceerd of voor andere doeleinden worden gebruikt.
Artikel 25 Overtreding en beëindiging
Indien de Exposant deze voorwaarden, veiligheidsvoorschriften of redelijke instructies niet naleeft, kan de Organisatie hem verzoeken de overtreding onmiddellijk te beëindigen.
Bij een ernstige overtreding, veiligheidsrisico of herhaalde niet-naleving mag de Organisatie zonder voorafgaande ingebrekestelling:
- activiteiten stilleggen;
b. materialen verwijderen of laten verwijderen;
c. personen de toegang ontzeggen;
d. badge- of registratiefaciliteiten intrekken;
e. de stand sluiten;
f. de deelname geheel of gedeeltelijk beëindigen.
Beëindiging wegens een aan de Exposant toerekenbare tekortkoming geeft geen recht op terugbetaling en laat de betalingsverplichtingen van de Exposant onverlet.
Redelijke kosten die de Organisatie moet maken om een overtreding te beëindigen of schade te herstellen, kunnen aan de Exposant worden doorgerekend.
Artikel 26 Klachten
Klachten over de stand, faciliteiten of uitvoering van het Evenement moeten zo snel mogelijk tijdens het Evenement aan de Organisatie worden gemeld, zodat de Organisatie de mogelijkheid heeft een oplossing te bieden.
Indien een klacht tijdens het Evenement niet kan worden opgelost, moet de Exposant deze uiterlijk veertien kalenderdagen na afloop schriftelijk en gemotiveerd indienen.
Een klacht schort de betalingsverplichtingen van de Exposant niet op.
Het niet tijdig indienen van een klacht kan ertoe leiden dat de Exposant daarop geen beroep meer kan doen, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
Artikel 27 Communicatie en wijzigingen
Mededelingen en verklaringen tussen partijen kunnen rechtsgeldig per e-mail plaatsvinden.
De Exposant zorgt ervoor dat de Organisatie steeds over actuele contact- en facturatiegegevens beschikt.
De Organisatie mag praktische richtlijnen wijzigen of aanvullen indien dit nodig is voor een veilige en behoorlijke uitvoering van het Evenement.
Wijzigingen die de wezenlijke commerciële inhoud van de overeenkomst beïnvloeden, worden schriftelijk aan de Exposant meegedeeld.
De Organisatie mag deze deelnemingsvoorwaarden voor toekomstige inschrijvingen wijzigen. Op een reeds gesloten overeenkomst blijft de bij het sluiten aanvaarde versie van toepassing, behoudens noodzakelijke wijzigingen op grond van wetgeving of overheidsvoorschriften.
Artikel 28 Nietigheid en afstand van recht
Indien een bepaling uit deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, vernietigbaar of onafdwingbaar blijkt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
Partijen zullen de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling die het doel en de economische strekking ervan zo dicht mogelijk benadert.
Het feit dat de Organisatie een recht niet of niet onmiddellijk uitoefent, betekent niet dat zij afstand doet van dat recht.
Artikel 29 Toepasselijk recht en bevoegde rechter
Op iedere aanvraag, inschrijving, overeenkomst en rechtsverhouding tussen de Organisatie en de Exposant is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.
Geschillen die niet in onderling overleg kunnen worden opgelost, worden uitsluitend voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Amsterdam, voor zover deze forumkeuze wettelijk is toegestaan.
Dwingende Belgische en Europese bepalingen die vanwege de locatie of aard van het Evenement toepasselijk blijven, worden door deze rechtskeuze niet uitgesloten.
Artikel 30 Taal en slotbepaling
Deze deelnemingsvoorwaarden kunnen in meerdere talen beschikbaar worden gesteld.
Bij verschillen in uitleg of inhoud is de Nederlandstalige versie leidend, tenzij dwingend recht anders bepaalt.
Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om na afloop of beëindiging van de overeenkomst voort te duren, blijven van kracht. Dit geldt onder meer voor bepalingen over betaling, aansprakelijkheid, intellectuele eigendom, persoonsgegevens, vertrouwelijkheid en geschillen.